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IMPORTANCIA DE SALVAGUARDAR DOCUMENTOS LEGALES DE TU NEGOCIO

IMPORTANCIA DE SALVAGUARDAR DOCUMENTOS LEGALES DE TU NEGOCIO

Más allá de los activos con los que cuenta una empresa, los documentos legales son uno de los elementos más importantes de toda compañía. Esto, porque contienen información sensible respecto a acuerdos contractuales con terceros, know how, valores y demás datos que podrían poner en riesgo la integridad del negocio al perderse o caer en manos de terceros. En ese sentido, ¿sabes cómo resguardarlos?

En estricto rigor, la médula de todo negocio es la información que maneja. Desde los contratos con clientes y proveedores hasta la manera en que desarrolla sus actividades: todo está resguardado en documentos, los cuales constituyen la base de sus actividades. Siendo así, protegerlos de daños o evitar que caigan en poder de terceros es indispensable para garantizar que las operaciones cotidianas se lleven a cabo con total normalidad.

Documentos legales: ¿cuáles son los de mayor importancia?

Entendiendo que una empresa maneja una gran cantidad de documentos legales, se hace vital identificar cuáles son los más sensibles y, por ende, los que mayor resguardo requieren. Es por ello que, a continuación, te mostramos los documentos que requieren de especial protección. Toma nota:

1. Acta constitutiva

Se trata de uno de los documentos legales más importantes para toda empresa. Aquí se establece el acuerdo entre los socios del negocio y cuál será el aporte de cada uno, dejando en claro sus derechos y deberes, el motivo por el cual fue creado y el tratamiento fiscal al que se acoja la entidad. En definitiva, se trata del estatuto de la compañía, y define las directrices que delimitan su actividad.

Entendiendo que el acta constitutiva tiene información confidencial y de gran valor, es imprescindible protegerla de daños y evitar que terceros tengan acceso a ésta.

2. Contratos

Probablemente, los contratos son uno de los documentos legales más habituales en toda empresa. Acá, podemos diferenciar varios tipos:

  • Contratos de los trabajadores.
  • Contratos con clientes y proveedores (probablemente, los más sensibles).
  • Contrato de arrendamiento del inmueble en el que la empresa desarrolla sus actividades.
  • Contratos bancarios, mediante los cuales se establece la relación comercial con las entidades financieras.
  • Contratos de confidencialidad, en los cuales se detallan aspectos como tecnologías utilizadas en procesos productivos o el know how de la empresa.

Además de los que involucran a clientes y proveedores, los contratos de los trabajadores tienen especial importancia pues, ante discrepancias, la Junta de Conciliación y Arbitraje siempre exigirá al patrón, y no al empleado, que presente las pruebas y documentación pertinente para responder a una demanda.

En el caso de los contratos de venta o prestación de servicios, muchas veces las condiciones varían dependiendo del cliente de que se trate. Por ello, evitar su divulgación permitirá tener buenas relaciones comerciales y evitar conflictos que pudieran llevar al fin de un acuerdo contractual.

3. Contrato de comisión mercantil (excepcional)

En el caso de que la empresa requiera de intermediarios para la venta de sus bienes o servicios, es necesario un contrato de comisión mercantil.

Se trata de un acuerdo contractual entre una entidad y empresas (o personas) especializadas en el área de ventas, sin que deban ser contratados como empleados de planta, disminuyendo la carga laboral de la compañía en lo que se refiere a pago de INFONAVIT, IMSS y similares.

De esta forma, la empresa solo paga una comisión por las ventas realizadas, más una base en caso de que así se haya pactado.

4. Documentos tributarios

Finalmente, pero no por ello menos importante, es de suma importancia resguardar los documentos legales relacionados con la actividad tributaria de la empresa. Entre los más importantes, se cuentan:

  • Libros contables.
  • Cuentas anuales.
  • Facturas.
  • Archivos financieros.

Todos estos documentos pueden servir a una empresa como comprobantes en caso de ser necesarios. Además, permiten tener la actividad financiera en orden y evitar inconsistencias que pudieran derivar en líos con el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

En la tarea de resguardar los documentos legales de mayor importancia para una empresa, contar con el apoyo de expertos se vuelve imprescindible. En ese sentido, Rolland constituye una de las mejores opciones del mercado. Con 113 años de experiencia, han llevado la prevención de pérdidas y seguridad física al más alto nivel gracias a sus cajas fuertes capaces de garantizar la integridad de toda la documentación de valor para tu empresa.