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SEGURIDAD ADMINISTRATIVA: CONTROLES PARA FINANZAS

SEGURIDAD ADMINISTRATIVA: CONTROLES PARA FINANZAS

Un aspecto clave para el correcto funcionamiento de toda empresa es ejercer el debido control interno de las actividades administrativas. ¿Por qué? Porque toda empresa desea salvaguardar sus bienes y recursos, comprobar la veracidad y la exactitud de su información administrativa y financiera, y finalmente poder cumplir con los objetivos o metas que se han planteado para el período.

Principalmente, el área financiera debe tener un control total y certero de las actividades del negocio ya que forma parte esencial en la sustentabilidad y crecimiento de esta. Desde la contabilidad, los estados financieros, la mercancía o inventario hasta el flujo de caja.

La seguridad administrativa en el área de finanzas

Usar un software administrativo

Los sistemas administrativos integrales están en pleno auge y son capaces de concentrar todas las operaciones contables y financieras. No obstante, para usar un software administrativo de forma aún más segura, hay ciertas consideraciones que debemos tener en cuenta:

  1. Es una herramienta muy segura, pero la principal amenaza para estos sistemas no es del todo tecnológica (un especialista cibernético o un virus informático), sino los propios usuarios. Básicamente, son los que tienen total acceso al sistema, y continuamente manejan mucha información vital y delicada de los procesos económicos de la empresa. Para que exista un debido control interno, el personal del área informática debe garantizar que dichos sistemas administrativos se están usando de una manera adecuada.
  2. Se debe restringir la instalación y acceso a programas determinados, así como a los archivos confidenciales o de suma relevancia, a colaboradores que no los necesiten. Resulta muy útil organizar a los empleados por distintas jerarquías, con claves distintas y permisos bien establecidos para cada uno de los sistemas que la empresa está usando.
  3. También es importante asegurarse de que el personal de contabilidad no pueda modificar los archivos o programas sin el debido consentimiento, ya que esto se puede considerar como manipulación o tergiversación de información.

Realizar auditorías internas con frecuencia

Una auditoría interna ayuda a hacer una revisión de los procedimientos, prácticas y políticas de la empresa, y además ofrece la seguridad de que las operaciones se están efectuando de la manera más eficaz. Además, sirve para evidenciar y analizar aquellas equivocaciones u omisiones durante el crecimiento del negocio.

Este tipo de control interno permite a los directivos o gerentes tomar decisiones más seguras y confiables para planear futuras estrategias empresariales. Conocer en dónde se está invirtiendo y destinando la mayor parte de su capital, cuál es su estado financiero actual y cuáles son sus pérdidas o ganancias.

Pagos al personal y proveedores de forma segura

Realizar pagos de nómina y a los proveedores son un reto en materia de seguridad para las empresas. En estos casos, lo mejor es dar preferencia a un depósito o transferencia bancaria en lugar de un pago en efectivo.

Sin importar las formas de pago, debe haber siempre un registro de las operaciones contables y financieras para tener la información de manera ordenada. Esto debe incluir fechas y horas, cantidad que se pagó, nombre de quién recibió y firmas de conformidad.

En el caso de los pagos en efectivo, hay que contar con un lugar seguro para dichos pagos y que esté alejado de la vista pública. De ser posible, la empresa debe contar con una caja fuerte de seguridad para resguardar el dinero.

Controles para la banca en línea

La banca en línea ofrece muchas ventajas a los empresarios y las siguientes recomendaciones harán de esta herramienta algo más seguro.

  1. Hay que utilizar una red confiable. Idealmente, debemos usar una red Wi-Fi privada y una computadora o dispositivo móvil de confianza.
  2. Usa una contraseña segura. Por lo general, se requiere crear una contraseña entre 8 y 10 caracteres, combinando mayúsculas con minúsculas e insertando símbolos y números. Asimismo, esta clave solo deberá estar a disposición de gerentes del área de finanzas.
  3. Instalar un antivirus en el dispositivo informático. Las computadoras que se utilizan para este tipo de transacciones deben estar protegidas con un anti-phishing o un antivirus para evitar intrusiones o filtraciones de datos.

En síntesis, contar con las debidas herramientas de seguridad administrativa contribuirá a que nuestro negocio esté siempre protegido y haya un mejor control de las actividades.