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SEGURIDAD EN LOS PAGOS DE NÓMINA EN EFECTIVO

SEGURIDAD EN LOS PAGOS DE NÓMINA EN EFECTIVO

¿Pagas tu nómina en efectivo? ¿Cuáles son las medidas de seguridad que utilizas?

Un buen número de empresas pagan a sus empleados en efectivo. Si bien se trata de una práctica que en gran parte ha sido reemplazada por el pago con tarjeta de nómina, el clásico sobre con dinero en efectivo es todavía un recurso válido y legal, si se cumple con las disposiciones de Hacienda y se toman las medidas de seguridad adecuadas.

Manejar dinero en efectivo siempre representa un reto, por lo que es preciso tener en cuenta diversas consideraciones de seguridad.

Por qué pagar en efectivo

El pago en efectivo tiene diversas ventajas, ya sea porque se trata de trabajadores eventuales, que no emplean tarjeta de nómina, para el pago de bonos extraordinarios o por un servicio específico de trabajadores externos.

También permite a los colaboradores obtener rápidamente su dinero en efectivo y es una buena opción para la empresa, porque permite el flujo directo de efectivo sin trámites bancarios.

Retos de seguridad a tomar en cuenta

Pagar salarios o bonos en efectivo tiene diversos retos de seguridad que son parte de la realidad de las empresas actuales. Te mostramos cómo evitarlos en cada caso.

1. Registra el pago a cada empleado con su identificación y firma

El pago en efectivo no cuenta con los mismos resguardos documentales que un depósito bancario. Por eso es preciso registrar bien la identidad y contar con la firma de conformidad del colaborador en un recibo, para evitar que posteriormente el pago pudiera no ser reconocido.

2. No avises con anticipación el lugar o el procedimiento de pago, pide discreción

El anuncio del lugar y hora del pago deberá hacerse con poca antelación, para evitar que la información pueda ser usada por terceros. Genera en tus empleados una cultura de seguridad para prevenir que revelen a terceros los datos sobre los pagos.

3. Emplea una caja fuerte que permita mantener el efectivo a salvo de robos

Toda empresa que maneja efectivo en sus operaciones necesita contar con una caja fuerte para resguardar sus valores. Esto es especialmente importante en el caso de pagos de nómina, que generalmente representan una parte importante de los activos de la empresa. La caja fuerte debe tener acceso restringido al propietario y personas de máxima confianza.

4. Asegúrate de que se cumplan cuotas del seguro social e impuestos de ley

En algunos casos, el pago en efectivo puede ser empleado para ocultar pagos fuera de la ley o que no cumplen con las normas de Hacienda. Por ello es preciso contar con la asesoría legal que asegure que no habrá irregularidades que puedan ser detectadas por las autoridades, ni peligro de una demanda por parte de un empleado.

5. Dispón de un lugar seguro y a resguardo de visitantes o desconocidos

Es conveniente que el lugar para efectuar el pago se encuentre en una zona segura de las instalaciones y con la caja de seguridad fuera de la vista de personal no autorizado. No se debe admitir el acceso de visitantes o desconocidos al lugar de pagos. Para pagos en efectivo de empleados, prestadores de servicio o proveedores, se recomienda contar con una zona blindada, a prueba de disparos o intrusiones.

6. Protege a los empleados pagando en horas y días que les permitan viajar seguros

Los retos de seguridad no son solamente para la empresa, sino para los propios empleados, que están obligados a llevar el efectivo, generalmente en transporte público o a zonas alejadas del centro de trabajo. Una opción es realizar los pagos en horarios que permitan transitar con seguridad y en días diferentes de los pagos quincenales.

7. Emplea un sistema de cámaras, alarmas y cerraduras de protección

Es importante el uso de sistemas de protección de alta tecnología. Estos sistemas impiden el acceso y alejan posibles amenazas, desde actos de vandalismo hasta asaltos realizados por grupos organizados. Son recursos tales como cámaras de vigilancia, alarmas, sensores, espejos que aumentan la visibilidad del encargado, cerraduras de alta seguridad, vidrios blindados o paredes a prueba de balas.

Una opción que requiere resguardos

Pagar en efectivo es posible y puede representar una ventaja para las empresas, sin embargo, requiere establecer prácticas de seguridad de los empleados. Otro factor es el empleo de soluciones de seguridad de alta tecnología, como cajas fuertes, sistemas de vigilancia o bloqueo de accesos.