Oficinas: 55 5601 7808
Atención a clientes y ventas: 55 5604 7295

SEGURIDAD PARA NEGOCIOS: ¿Cómo trabajar con proveedores?

SEGURIDAD PARA NEGOCIOS: ¿Cómo trabajar con proveedores?

SEGURIDAD PARA NEGOCIOS

Garantizar la seguridad de tu negocio, es garantizar la seguridad de tu patrimonio. En ocasiones, nos enfrentaremos a situaciones que pueden comprometer la seguridad de nuestra empresa.

No obstante, existen mecanismo de seguridad para negocios que son fáciles de aplicar que nos ayudarán a detectar, prevenir y evitar situaciones que arriesguen en cualquier forma el bienestar de nuestra empresa.

Uno de estos mecanismos es la relación que establezcamos con nuestros proveedores. A continuación, explicaremos cuáles son los aspectos que debes cuidar cuando estés tratando con tus abastecedores de bienes o servicios.

Analiza a tus proveedores

Antes de iniciar un trato comercial, analiza el currículum empresarial de tu potencial proveedor. Es decir, investiga el número de años que tiene en el mercado, su perfil y la valoración de los clientes.

Verifica. A lo mejor te atrae un proveedor con pocos años en el mercado o deseas conocer más a detalle la experiencia que otros clientes han tenido, no dudes en contactar con otras empresas que hayan trabajado con tu potencial proveedor.

Evalúa la logística y la infraestructura con la que cuenta el proveedor. Si hay algo que resulte sospechoso, es mejor plantearte trabajar con otro abastecedor.

El contrato

Al contratar los servicios de un proveedor debes firmar un acuerdo en el que ambas parte se obliguen al cumplimiento de lo que se especifique en ese documento de acuerdo a ley.

Establecer reglas claras entre las dos partes, como la forma en la que se harán las transacciones, los plazos de cumplimiento que tienen ambas partes, la duración de la relación comercial, así como las responsabilidades y obligaciones que adquiere cada parte ayudarán a mantener una relación sana con tu proveedor.

El contrato es un documento que tiene validez legal que te será de gran utilidad en el caso de que haya incumplimiento de contrato por parte de tu proveedor.

Formas de pago

Son varias las modalidades de pago que pueden aplicar las organizaciones; sin embargo, es importante contar con las medidas de seguridad que garanticen la transparencia del pago de los servicios. Entre las cosas que hay que considerar están:

1. Diseñar sistema de pagos eficiente

Planear un sistema de pagos eficiente, te permitirá pagar con regularidad y puntualidad a tu proveedor. Debes asegurarte de que todos los meses tendrás con qué liquidar tu deuda con la persona o empresa que te abastece.

Otro punto a considerar es el método de pago que mejor se adapte a las necesidades de ambos. Una forma de garantizar tu seguridad y la de tu proveedor es evitando las transacciones con dinero en efectivo.

2. Pagos vía electrónica

Los pagos realizados a través de plataformas digitales permiten una mayor seguridad en las transacciones.

3. Usar como respaldo de las operaciones el almacenamiento en la nube

Toda operación debe tener un respaldo físico y digital, como el almacenamiento en la nube. De esta manera se puede contar siempre con una copia de la factura, incluso si se presentan situaciones irregulares.

El transporte de bienes

En algunos casos, el transporte de los bienes no dependerá de tu proveedor sino de una empresa transportista que contrates. En ese caso, realiza el mismo proceso de investigación y verificación del currículum comercial de la empresa que desees contratar.

Si es tu proveedor quien utilizará un transporte propio para la entrega de la materia prima deberá realizarse un protocolo de entrega de la materia prima. El protocolo debe incluir la fecha y la hora de entrega, el contenido de la entrega y cuántas unidades se entregarán, así como nombre y firma verificadas de quién recibe la mercancía.

La seguridad también debe ser digital

El acceso a las nuevas tecnologías ha permitido ahorrar tiempo en la solicitud hacia tu proveedores, el rastreo del envío y realizar pagos vía Internet.  Dado que es mucha la información que se comparte, debemos corroborar que la seguridad digital también esté garantizada.

Para las transacciones, debemos realizarlas en las mismas plataformas de los bancos o de las instituciones financieras con las que trabajamos y sobre todo utilizar una red privada.

Cuando envíes información de tu empresa, procura hacerlo por medios protegidos, es decir a los que solo tengas acceso con contraseñas personales, que difícilmente podrán hackear para la extraer la información empresarial y personal.

Garantizar la seguridad para negocios es sencillo cuando se siguen estos consejos. Asesórate con expertos en seguridad que evalúen tus necesidades.